文書管理システム

文書管理システムとは、従来紙媒体で管理されている書類や領収書、マニュアルなどを、サーバを利用して管理するシステムです。
近年、企業などにおいて、ＬＡＮなどのネットワークを構築し、パソコンを使うことが多くなり、
紙媒体で文書を管理することよりも電子ファイルを管理しなければならないという必要性が出てきました。

そこで注目されたのが、文書管理システムです。
文書管理システムでできることは、文章の作成・企画・決裁・施行・承認・保存及び廃棄といった文書の処理を全て電子化することによって、
サーバによって一括管理することができます。

紙文書を文書管理ツール上で扱うために、紙ベースのデータをデジタル化する必要があります。
しかし、紙文書を再度入力していては、文書の量に応じてコストがかかってきます。
その対応策として、文書管理システムはスキャナを用いて入力作業をおこなうことができます。
また、コピー機能がついた機器であれば、コピーの同じ感覚で紙文書をデジタル化することができます。

文書をスキャナで読み込んだだけでは、それはイメージデータです。それを文書として活用するためには、ＯＣＲという文書内容を読みとるための機能がなくてはなりません。OCRを使ってテキスト部分を抽出して、追加修正できる文書ファイルとして保存することができます。

データ化された紙文書のファイルを、Ｗｏｒｄ文書やＥｘｃｅｌデータなど、様々なデータ形式で管理していたのでは、文書を管理するという目的が失われてしまいます。そのため、文書すべてを統一して管理することが求められます。しかし、閲覧をする際に、ファイル別にソフトウェアを用意していたのではコスト面からも、ユーザーの使用面からも、無駄な要素となります。その対策機能として、文書管理システムには、すべての形式のファイルを閲覧できるアプリケーションが備えられています。

ＦＡＸ機能といっても通常のＦＡＸについている機能とは違い、デジタル複合機（MFP）と呼ばれる、コピー・スキャナ・プリンタ・ＦＡＸにくわえ、
ネットワークの機能をあわせ持ったＦＡＸ機器もあります。通常のＦＡＸの場合、宛先別に分類する必要があります。
これは、時間のロス、紛失などのリスクがあり、業務効率の面、セキュリティの面ではマイナスになります。
その点、デジタル複合機では、受信したFAXを印刷することなくサーバへと転送することができ、担当者が直接閲覧することができます。
また、クライアントパソコンで作成した文書を直接ＦＡＸすることも可能です。

帳簿をはじめ、会社に必要な書類は、様々な法律により保存を義務付けられています。
帳簿に関しては、これまではすべて紙の状態で保存することが義務付けられていましたが、
平成10年3月31日に「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」（以下電子帳簿保存法）が制定され、電子保存が認められました。
電子帳簿保存法の内容としては、企業活動を行う上で作成する帳簿類は、
紙ベースで７年間保存することが義務付けられていましたが、これを電子ファイル化して保存してもよいというものです。
しかし、この法律はすべての帳簿や書類には該当せず、手書きで作成した帳簿類や取引の相手方から受け取る請求書などについては、
紙ベースの書類での保存が義務付けられています。

この法律によって、これまでの帳簿の保管に使用していたスペースやそれにかかわっていた人件費などのリスクが大幅に削減できます。
また、書類の検索が効率的になり、社内データベースを整理統合して、各種データを有効活用するといった波及効果も生まれています。
そのため、サーバによって一括管理され、場所をとらない文書管理システムが注目されています。

紙媒体の書類の場合、膨大な量を保管しなければならないといった事態が起こります。そのために使用される広いスペースが必要になってきます。しかし、書類をサーバに管理することによって、必要最低限の書類だけを管理すればよいので、大幅にスペースを縮小することができます。

紙媒体で複数の人が利用する書類であれば、誰が保管しているのかがわからず、その文書を探すことに手間取ったり、結局使えなかったり、ということが多く見られます。しかし、文書をサーバに保管しておけば、そういった問題もなく、またシステム内の検索機能を使用することで、簡単に目的の書類を探すことができます。

紙媒体であると、どうしても承認や修正などに時間がかかってしまいます。しかし、文書管理システムでは、こういった手間がなくなり、事務効率が大幅に上げることができ、また、それに伴う人件費も節約することができます。

電子媒体にて文書を管理する場合、サーバにて一括管理する方法が一般的です。
そうなった場合、機密文書を管理する部屋への入退出がしっかりと管理されているのと同じように、サーバへのアクセス権をしっかりと設定する必要があります。
また、サーバはいつダウンしてしまうかわかりません。それに備えてのバックアップが必要になってきます。
大量の個人情報の流出問題が起きている現状を考えてみると、セキュリティ対策（ウイルス対策も含む）は十分に行う必要があります。
文書管理システムには、それぞれの文書に対してアクセス権限を設定できるものもあります。